Writing professional emails

Vocabulário

• 件名(けんめい)subject line
• 拝啓(はいけい)Dear Sir/Madam (formal)
• 敬具(けいぐ)Sincerely (formal closing)
• お世話(せわ)care / looking after
• 添付(てんぷ)attachment
• 確認(かくにん)confirmation / checking
• ご連絡(れんらく)contact (honorific)
• 承知(しょうち)understanding / acknowledgment
• 返信(へんしん)reply
• お礼(れい)thanks / gratitude

Expressões

• いつもお世話(せわ)になっております。Thank you for your continued support.
• 添付(てんぷ)ファイルをご確認(かくにん)いただけますか。Could you please check the attached file?
• ご返信(へんしん)をお待(ま)ちしております。I look forward to your reply. (humble)
• 資料(しりょう)を送(おく)らせていただきます。I will humbly send you the materials.
• 承知(しょうち)いたしました。Understood. (humble acknowledgment)
• お忙(いそが)しいところ恐(おそ)れ入(い)りますが。I apologize for bothering you when you are busy.

Erros frequentes

• ✗確認します。
  ✓確認(かくにん)いたします。

  In business emails, use the humble form いたします instead of the plain polite します. This shows proper respect to the recipient.

• ✗資料を送ってもいいですか。
  ✓資料(しりょう)を送(おく)らせていただきます。

  てもいいですか asks casual permission. させていただきます humbly states you will do something with their implied permission — standard in business.

• ✗返事を待っています。
  ✓ご返信(へんしん)をお待(ま)ちしております。

  Use ご返信 (honorific) instead of 返事, and お待ちしております (humble progressive) instead of 待っています.

• ✗わかりました。
  ✓承知(しょうち)いたしました。

  わかりました is polite but not humble enough for business emails. 承知いたしました is the humble business equivalent.

• ✗お送りいたします。
  ✓お送(おく)りします。

  お〜します is already humble. Adding いたす creates double humility (お〜いたします), which while sometimes used, is considered excessive by many.

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