Writing professional emails
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Vocabulário
- der Betreffthe subject line
- der Anhangthe attachment
- mit freundlichen Grüßenkind regards
- weiterleitento forward
- antwortento reply
- die Anfragethe enquiry
- bestätigento confirm
- der Terminthe appointment
- hochachtungsvollyours sincerely
- die Rückmeldungthe feedback
German professional emails follow strict formal conventions.
Opening:
- Sehr geehrte Damen und Herren, (Dear Sir or Madam,)
- Sehr geehrte Frau Müller, (Dear Mrs. Müller,)
Body phrases:
- Ich schreibe Ihnen bezüglich... (I am writing to you regarding...)
- Im Anhang finden Sie... (Please find attached...)
- Ich möchte Sie bitten, mir zu bestätigen, dass... (I would like to ask you to confirm that...)
Closing:
- Mit freundlichen Grüßen (Kind regards — most common)
- Hochachtungsvoll (Yours sincerely — very formal)
Note: After the greeting, German continues with a lowercase letter (unlike English).
Expressões
- Sehr geehrte Damen und Herren,Formal email greeting (unknown recipient)
- Ich schreibe Ihnen bezüglich...Stating the email purpose
- Anbei finden Sie die Unterlagen.Attaching documents
- Ich würde mich über eine Antwort freuen.Requesting a reply politely
- Mit freundlichen Grüßen,Formal email closing
- Vielen Dank im Voraus.Thanking in advance
Erros frequentes
Liebe Damen und Herren,Sehr geehrte Damen und Herren,Liebe is informal. Use Sehr geehrte for formal business emails.
Ich schreibe Ihnen über...Ich schreibe Ihnen bezüglich...Bezüglich (+genitive) is more formal than über for business correspondence.
Anbei finden Sie den Unterlagen.Anbei finden Sie die Unterlagen.Unterlagen is feminine plural — use die, not den.
Ich wurde mich über eine Antwort freuen.Ich würde mich über eine Antwort freuen.Use würde (Konjunktiv II), not wurde (simple past passive).
Vielen Dank in Voraus.Vielen Dank im Voraus.The correct preposition is im (= in dem) Voraus, not in Voraus.
Quiz rápido
Pergunta 1 de 5
Como se diz «the subject line» em alemão?
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- Conversa
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