Formal letter

Vocabulary

• обращениеsalutation / form of address
• подписьsignature
• дата составленияdate of composition
• уважаемый/аяDear / Respected
• настоящим сообщаемwe hereby inform you
• по существу делаon the substance of the matter
• прошу рассмотретьI request you consider
• в соответствии сin accordance with
• приложениеattachment / appendix
• получательrecipient / addressee
• вышеуказанныйaforementioned
• с уважениемYours sincerely / With respect

Expressions

• обращаемся к Вам в связи сWe are writing to you in connection with
• настоящим уведомляем Вас о том, чтоWe hereby notify you that
• прошу принять к сведениюPlease take note of / please be advised
• в ожидании Вашего ответаAwaiting your reply — formal letter closing phrase
• в соответствии с вышеизложеннымIn accordance with the above
• при необходимости готовы предоставитьIf necessary, we are prepared to provide
• к данному письму прилагаютсяAttached to this letter are

Common mistakes

• ✗Уважаемый Иван Петрович, мы хотим сообщить вам о проблеме.
  ✓Уважаемый Иван Петрович! Сообщаем Вам о возникшей проблеме.

  Formal Russian letters use an exclamation mark (!) after the salutation, not a comma. «Вы» is capitalised in formal correspondence. «Мы хотим» is too informal; use the more direct official form «Сообщаем».

• ✗Просим вас рассмотреть нашу проблему побыстрее.
  ✓Просим Вас рассмотреть данный вопрос в установленные сроки.

  «Побыстрее» (quickly) is colloquial and inappropriate in formal writing. Use «в установленные сроки» (within the stipulated timeframe). Also «Вас» must be capitalised in formal letters.

• ✗В конце письма нужно написать 'Всего хорошего'.
  ✓В конце письма следует написать «С уважением».

  «Всего хорошего» is an informal farewell. The standard formal closing in Russian business letters is «С уважением» (Yours sincerely / With respect).

• ✗Приложение: договор, акт, счёт.
  ✓Приложения: копия договора, акт выполненных работ, счёт-фактура.

  In formal letters, attachments should be listed with full, precise names. Using abbreviated or incomplete names is inappropriate in official correspondence.

• ✗Мы обращаемся к вам по поводу того, что вы нам не заплатили.
  ✓Обращаемся к Вам в связи с несвоевременной оплатой по договору №123.

  Formal letters require impersonal, neutral language. Accusatory wording («вы нам не заплатили») should be replaced with neutral bureaucratic phrasing. Also «Вам» is capitalised.

• ✗Ответьте нам как можно скорее.
  ✓Просим Вас направить ответ в течение 10 рабочих дней.

  «Ответьте нам» (Answer us) is too direct and informal. Formal Russian letters use impersonal infinitive constructions: «Просим направить ответ» with a specific timeframe.

• ✗Данное письмо было написано по поводу вашей жалобы.
  ✓Настоящее письмо составлено в ответ на Вашу жалобу от 1 марта 2026 г.

  «Данное письмо было написано» is passive but informal. «Настоящее письмо составлено» is the correct formal bureaucratic expression. Include the date of the original complaint for precision.

Quick quiz