公式な手紙

単語

• Dear Sir/Madamご担当者様
• faithfully(Yours faithfully) 敬具
• sincerely(Yours sincerely)
• regarding〜に関して、〜について
• enclosed同封、添付（手紙用）
• I am writing to〜のためにご連絡いたします
• request要請する、お願いする
• informお知らせする、ご連絡する
• respond返答する、ご回答いただく
• confirmご確認いただく、確認する
• herebyこれにより / ここに
• aforementioned前述の
• acknowledge受領を確認する
• recipient受取人 / 宛先

表現

• I am writing to enquire about...情報を求めるフォーマルな手紙の書き出し
• Please find enclosed...フォーマルな手紙で同封物を伝えるとき
• I would be grateful if you could...丁寧でフォーマルな依頼を伝えるとき
• I look forward to hearing from you署名前の標準的な結びの表現
• With reference to your letter of...以前のやり取りに言及するとき
• Please do not hesitate to contact me相手に返信や問い合わせを促すとき
• I look forward to hearing from you返事を期待しながらフォーマルな手紙を丁寧に締めくくる時に使う
• Please do not hesitate to contact me受取人に連絡を取ることを促す時に使う

よくある間違い

• ✗Dear Sir/Madam, Yours sincerely,
  ✓Dear Sir/Madam, ... Yours faithfully,

  'Dear Sir/Madam'（名前なし）を使った場合は'Yours faithfully'で締める。'Sincerely'は名前を知っている相手に使う。

• ✗I'm writing to ask about the job.
  ✓I am writing to enquire about the position.

  フォーマルな手紙では短縮形（'I'm' → 'I am'）と口語表現（'ask about the job' → 'enquire about the position'）は避ける。

• ✗Please find attached my CV in this letter.
  ✓Please find enclosed my CV.

  'Enclosed'は書面（紙の手紙）の添付物に使う。'Attached'はメールでの添付ファイルに使う。

• ✗I look forward to hear from you.
  ✓I look forward to hearing from you.

  look forward toの後は不定詞(hear)ではなく動名詞(hearing)が続きます。

• ✗Dear Mr. Smith, I am writing to you about a complain.
  ✓Dear Mr. Smith, I am writing to you about a complaint.

  complaintが名詞で、complainは動詞です。

• ✗I would be grateful if you will reply soon.
  ✓I would be grateful if you could reply soon.

  would be grateful ifの後はwillではなくcould（仮定法）を使います。

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